Automatisches Inhaltsverzeichnis einfügen
Wenn man ein Dokument mit Formatvorlagen formatiert hat, kann man mit wenigen Klicks ein Inhaltsverzeichnis einfügen, das automatisch die verschiedenen Überschriften übernimmt und die Seitenzahlen einträgt. Ändert sich später etwas, muss man dieses Inhaltsverzeichnis nur kurz aktualisieren und hat wieder die korrekten Seitenzahlen.
Vorbereitung
Im folgenden Beispiel sind die Formatierungszeichen eingeschaltet, damit man bestimmte Einstellungen und Formatierungen klarer erkennen kann. Diese Zeichen schaltet man mit der Schaltfläche in der Symbolleiste ein und aus.
Bevor wir das Inhaltsverzeichnis einfügen, müssen wir sozusagen den „Platz“ vorbereiten, an dem es später stehen soll. Üblicherweise steht das Inhaltsverzeichnis auf einer eigenen Seite vor dem Inhalt eines Dokuments. Bei einer längeren Arbeit fügt man in der Regel noch eine Titelseite vor dem Inhaltsverzeichnis ein, doch darauf verzichten wir im folgenden Beispiel.
Um eine neue Seite zu erhalten, setzen wir den Cursor vor die erste Überschrift des Dokuments.
Im Menü wählen wir . Und im sich öffnenden Fenster .
Diese Methode hat den Vorteil, dass der Seitenumbruch immer genau an dieser Stelle eingefügt wird. Wenn man dagegen einfach ein paar leere Zeilen einfügt, verschiebt sich der Seitenumbruch sobald sich das Inhaltsverzeichnis ändert, so dass man immer korrigieren muss.
Inhaltsverzeichnis einfügen
Nun haben wir eine neue erste Seite, die ganz oben mit einem Seitenumbruch beginnt. Wir setzen den Cursor vor den Seitenumbruch. So wird das Inhaltsverzeichnis ganz oben auf der Seite eingefügt und direkt dahinter wird der Seitenumbruch stehen.
Wir wählen im Menü .
Nun öffnet sich ein Fenster mit mehreren Tabs. Wir wählen den zweiten . Im gleichen Fester kann man u.a. auch ein Abbildungsverzeichnis erstellen.
In der Grundeinstellung nimmt Word in der Inhaltsverzeichnis alle Überschriftsebenen auf, die im Dokument vorkommen. In unserem Beispiel sind das die Ebenen 1-3.
Außerdem kann man verschiedene Einstellungen vornehmen (1):
- Seitenzahlen anzeigen,
- diese rechtsbündig setzen und
- die dadurch langen Zeilen mit Füllzeichen besser lesbar machen.
Möchte man weniger Überschriftsebenen in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen, kann man das in der Einstellung einstellen (2).
Schließlich fügt man mit das Inhaltsverzeichnis ein.
Im Beispiel sieht man die verschiedenen Überschriften des Dokuments, die rechtsbündigen Seitenzahlen und die Punkte, die als Füllzeichen die Strecke bis zum rechten Seitenrand überbrücken, so dass das Auge eine Führung hat.
Die einzelnen Einträge im Inhaltsverzeichnis sind als Hyperlinks formatiert. Wenn man die Strg-Taste gedrückt hält und sie anklickt, springt Word an die entsprechende Stelle im Dokument.
Verzeichnis aktualisieren
Wenn sich im Dokument noch Änderungen ergeben nachdem man das Inhaltsverzeichnis eingefügt hat, kann man dieses leicht aktualisieren.
Man klickt dazu mit der rechten Maustaste irgendwo auf das Inhaltsverzeichnis. Es öffnet sich ein Kontextmenü, hier wählt man .
Nun kann man entweder nur die Seitenzahlen oder das komplette Verzeichnis aktualisieren. Die erste Möglichkeit wählt man, wenn sich nur die Aufteilung der Seiten geändert hat, die zweite Möglichkeit, wenn auch Überschriften dazu gekommen sind oder gelöscht wurden.
Fazit
Das automatische Inhaltsverzeichnis spart vor allem bei längeren Arbeiten enorm viel Zeit und lästiges Abschreiben der Überschriften. Diese Methode ist ein weiterer Grund dafür, mit Formatvorlagen zu arbeiten, weil das Inhaltsverzeichnis nur dann automatisch erstellen lassen kann.