Dokumente strukturieren mit der Gliederungsansicht
Gerade bei längeren Dokumenten wie einer Facharbeit oder Jahresarbeit ist es schwierig, von vornherein die passende Gliederung zu erstellen. In der Regel ergeben sich während der Arbeit am Dokument Änderungen, so dass man ganze Textteile verschieben muss. Das kann schnell ziemlich unübersichtlich werden, so dass z.B. Abschnitte nicht mehr zueinander passen, Überschriften an der falschen Stelle landen oder Nummerierungen durcheinander geraten.
Mit der Gliederungsansicht bietet Word ein praktisches Werkzeug für diese Aufgaben, mit dem man die Struktur einer Dokuments übersichtlich analysieren und verändern kann.
- Gliederungsansicht einschalten
- Gliederungsebene verändern
- Eine neue Überschrift einfügen
- Einen kompletten Abschnitt verschieben
- Zurück zur Layoutansicht
Gliederungsansicht einschalten
Man schaltet die Gliederungsansicht ein über das Menü: …
… oder über eine kleine Schaltfläche am unteren Rand des Word-Fensters:
Word zeigt nun eine zusätzliche Symbolleiste, mit der man die Gliederung des Dokuments bearbeiten kann.
Außerdem hat sich die Darstellung des Textes geändert: die einzelnen Ebenen der Überschriften (Überschrift 1, Überschrift 2 etc.) sind unterschiedlich weit eingerückt und haben jeweils ein + Zeichen, an dem man sie mit der Maus „packen“ und verschieben kann.
Zunächst ist noch der komplette Text des Dokuments eingeblendet. Das ist in dieser Ansicht nicht besonders sinnvoll, denn wir möchten ja keine Details des Textes bearbeiten, sondern die Struktur des Dokuments verändern. Die Struktur ist das Verhältnis, in dem die einzelnen Abschnitte (die jeweils durch eine Überschrift „vertreten“ werden) zueinander stehen.
Um nur die drei Überschriftsebenen zu sehen (Überschrift 1-3), öffnen wir ein kleines Aufklappmenü in der Gliederungssymbolleiste und wählen .
Nun sehen wir nur die Überschriften des Dokuments, die entsprechend ihrer Ebene verschieden weit eingerückt und unterschiedlich groß dargestellt sind.
Gliederungsebene verändern
Angenommen wir möchten in unserem Beispieltext über Insekten den Abschnitt „Lebensweise“ direkt nach dem Abschnitt „Name“ einordnen. Dazu „greifen“ wir das Plus vor „Lebensweise“ mit der Maus und ziehen es nach oben. Es erscheint eine waagrechte Linie, die uns anzeigt, wo die Überschrift „landen“ wird, wenn wir die Maustaste loslassen.
Bei dieser Aktion wurde nicht nur die Überschrift bewegt. Word hatte allen Text „mitgenommen“, der zum Abschnitt „Lebensweise“ gehört einschließlich evtl. vorhandener Unterüberschriften.
Eine neue Überschrift einfügen
Wir können sogar eine neue Hauptüberschrift anlegen und zwei Bereiche darunter einordnen, die bisher für sich allein standen.
Angenommen, wir möchten „Lebensweise“ und „Lebensräume“ unter dem Oberbegriff „Ökologie“ zusammen fassen. Bisher sind „Lebensweise“ und „Lebensräume“ Überschriften der Ebene 2. Nun müssten sie aber eine Ebene nach unten verschoben werden, denn der neue Oberbegriff müsste eine Überschrift 2 werden. — Kein Problem.
Wir setzen den Cursor hinter „Name“ und drücken ein Mal Enter. Damit erzeugen wir eine neue Zeile auf der selben Ebene wie „Name“, d.h. auf der Ebene 2.
Nun schreiben wir hier die Überschrift „Ökologie“.
Der Abschnitt „Lebensweise“ soll nun „tiefer gestuft“ werden, das heißt er soll ein Unterabschnitt von „Ökologie“ werden.
Das können wir mit dem Pfeil nach rechts in der Gliederungssymbolleiste bewerkstelligen.
Damit ist nun „Lebensweise“ eine Unterüberschrift von „Ökologie“ geworden. Wir erkennen das an der Einrückung und an der kleineren Schriftgröße.
Nun ziehen wir auch noch den Abschnitt „Lebensräume“ nach oben, wie wir das vorher mit „Lebensweise“ gemacht haben.
Anstatt die „Lebensräume“ nun aber mit der Schaltfläche „Tiefer stufen“ zu bewegen, können wir sie auch mit der Maus bewegen.
Wir greifen dazu wieder das Pluszeichen von „Lebensräume“ und ziehen es mit der Maus nach rechts. Es erscheint eine senkrechte Linie, die uns anzeigt, in welcher Ebene die Überschrift beim Loslassen landen wird.
Auch diesmal ist das Ergebnis, dass „Lebensräume“ eine Unterüberschrift von „Ökologie“ geworden ist.
Einen kompletten Abschnitt verschieben
Wir können in der Gliederungsansicht auch einen kompletten Hauptabschnitt des Dokuments verschieben — mit allen Unterabschnitten, die dazu gehören.
Angenommen, wir möchten die „Innere Anatomie und Physiologie“ vor der „Äußeren Anatomie“ behandeln. Dazu ziehen wir die Überschrift „Innere Anatomie …“ an ihrem Pluszeichen nach oben. (Dabei werden die Unterüberschriften automatisch mit markiert und bewegt).
Wir lassen die Maus an der richtigen Stelle los und haben so mit einer Aktion einen ganzen Hauptabschnitt verschoben.
Zurück zur Layoutansicht
Was ist in der Zwischenzeit mit unseren Formatvorlagen und den anderen Aspekten der Typographie geworden?
Wir wechseln zurück in die Layoutansicht.
Word hat automatisch die richtigen Formatvorlagen angewandt: „Ökologie“ ist eine Überschrift 2, „Lebensweise“ und „Lebensräume“ sind jeweils Überschriften 3 und alle sind korrekt formatiert.
