Erste Schritte mit Excel
„Excel“ ist eine so genannte „Tabellenkalkulation“. In diesem Begriff stecken bereits die beiden hauptsächlichen Merkmale des Programms: es arbeitet mit Tabellen und dient hauptsächlich für Berechnungen aller Art (kalkulieren = rechnen). Der folgende Beitrag erklärt die ersten Schritte um Umgang mit Excel.
Benutzeroberfläche und Grundbegriffe
Die Benutzeroberfläche von Excel besteht hauptsächlich aus dem großen Tabellenbereich in der Mitte. Darüber gibt es Symbolleisten, wie man sie aus anderen Programmen ebenfalls kennt.
Eine einzelne Excel-Datei wird als „Arbeitsmappe“ oder „Mappe“ bezeichnet. Dieses sprachliche Bild soll ausdrücken, dass man in dieser Datei mehr als eine Tabelle „ablegen“ kann. So wie man in eine Mappe aus Pappe mehreren Blätter legen kann, so kann auch eine Excel-Arbeitsmappe mehrere „Tabellenblätter“ enthalten. Jede neue Exceldatei enthält zunächst drei Tabellenblätter („Tabelle 1“, „Tabelle 2“ etc.), zwischen denen man am unteren Bildrand hin- und herwechseln kann. Diesen Tabellenblättern kann man auch eigene Namen geben indem man auf den Karteireiter doppelklickt, einen neuen Namen eingibt und mit Enter bestätigt.
Die Tabellen sind eingeteilt in Spalten und Zeilen. Spalten sind mit Buchstaben benannt, Zeilen mit Zahlen.
Ein einzelnes „Kästchen“ in der Tabelle heißt Zelle. Durch die Kombination von Buchstabe und Zahl kann man jede Zelle eindeutig „ansprechen“, wenn man zum Beispiel mit ihr rechnen möchte. Die im Bild markierte Zelle „heißt“ zum Beispiel „E5“, weil sie in der Spalte „E“ und in der Zeile „5“ steht.
Mit Zellen arbeiten
Man kann in eine Zelle beliebigen Text oder Zahlen schreiben. Dazu markiert man die Zelle mit der Maus und beginnt zu schreiben. Man markiert eine Zelle indem man sie anklickt. Der Cursor sollte dabei seine „Grundform“ haben (an verschiedenen Bereichen einer Zelle sind spezielle Funktionen verfügbar, was durch einen veränderten Cursor angezeigt wird).
Grundform des Cursors in Excel.
Formatieren
Einfache Formatierungen kann man mit Hilfe der Formatierungssymbolleiste anwenden.
Zellen verschieben
Wenn man den Inhalt einer Zelle in eine andere Zelle verschieben möchte, bewegt man die Maus auf den Rand der Zelle. Der Mauszeige wird zu einem „Vierer-Pfeil“ und man kann die Zelle anklicken, verschieben und wieder loslassen.
Mehrere Zellen markieren
Oft möchte man eine Formatierung oder eine andere Aktion auf mehrere Zellen gleichzeitig anwenden. Hierfür markiert man die Zellen, indem man die erste Zelle des Bereichs anklickt, die Maustaste gedrückt hält und die Maus über den gewünschten Zellbereich bewegt.
Eine Zelle bearbeiten und wieder schließen
Man kann den Inhalt einer Zelle bearbeiten, indem man sie doppelklickt. Dann erscheint in der so genannten Bearbeitungszeile ein blinkender Cursor. Gleichzeitig erscheinen zwei Symbole links neben der Bearbeitungszeile: mit dem roten „X“ bricht man die Bearbeitung ab ohne die Änderungen einzutragen, mit dem grünen Haken (oder mit Enter)bestätigt man die Änderungen und beendet das Bearbeiten dieser Zelle.
Der Unterschied zwischen der Anzeige in der Zelle und in der Bearbeitungszeile wird weiter unten noch näher erklärt.
Zellen automatisch ausfüllen
Eine nützliche Funktion von Excel ist das automatische Fortsetzen von Reihen. Wenn wir zum Beispiel 100 Zellen durchnummerieren möchten, könnte das eine ziemlich umständliche Arbeit sein: „1, 2, 3, 4, … 100“.
Excel macht es leicht: wir schreiben nur „1, 2“ und markieren die beiden Zellen. Dann bewegen wir den Mauszeiger in die rechte untere Ecke der Zelle mit der „2“. Hier wird der Mauszeiger zu einem schwarzen „+“ Zeichen.
Wenn wir dieses mit der Maus nach unten (oder in jede andere gewünschte Richtung) ziehen, werden die weiteren Zahlen automatisch ergänzt. Das geht auch mit Wochentagen, Monaten und Zahlenreihen, die nicht immer um eins größer werden.
Verschiedene Zellformate einstellen
Für jede Zelle kann man verschiedene Formatierungen einstellen. Dazu klickt man im Menü auf .
Die Karteireiter oben ermöglichen den Zugriff auf verschiedene Formatierungen. In diesem Beispiel konzentrieren wir uns nur auf den Ersten: .
In Excel bearbeitet man hauptsächlich Zahlen. Mit Zahlen kann man allerdings ganz verschiedene Dinge darstellen: ein Datum, einen Geldbetrag, eine Uhrzeit, eine mathematische Funktion, eine Postleitzahl etc.
Diese Formate können wir gezielt auf eine oder mehrere Zellen anwenden. Im Beispiel steht in der Zelle „B3“ die Zahl „2354“. Nun öffnen wir im Menü . Im Bereich (1) wählen wir (2) und sehen im Vorschaufeld (3), wie der Zelleninhalt aussehen wird.
Wenn wir mit bestätigen, steht in den Zelle nun ein Geldbetrag mit €-Symbol und zwei Kommastellen dargestellt.
Hier ist nun der Unterschied zwischen Zelle und Bearbeitungszeile wichtig: in der Bearbeitungszeile sehen wir den „reinen“ Inhalt der Zelle (eine Zahl). In der Zelle selbst sehen wir diesen Inhalt zusammen mit der Formatierung, die wir darauf angewandt haben.
