Formatvorlagen in Word (2) — Mit Vorlagen arbeiten
Der erste Teil dieses Artikels beschreibt, nach welchem Prinzip Formatvorlagen funktionieren und warum es sinnvoll ist, diese Arbeitsmethode zu benutzen.
Der zweite Teil wird erklären, wie man Formatvorlagen einsetzt und für die eigenen Dokumente anpasst.
- Voreingestellte Formatvorlagen
- Formatvorlagen anpassen
- Formatvorlage anpassen – Beispiele
- Formatvorlagen dauerhaft ändern
- Fazit
Voreingestellte Formatvorlagen
Word bringt eine Reihe voreingestellter Formatvorlagen mit, die man ohne Anpassung benutzen kann. Welche Formatvorlage für einen Absatz eingestellt ist, kann man im entsprechenden Menü sehen.
Wenn man keine Änderungen vornimmt, bekommt jeder Text in einem Dokument die Formatvorlage zugewiesen.
Um den Namen der verwendeten Formatvorlage zu prüfen, setzt man den Cursor irgendwo in den betreffenden Absatz. Im Aufklappmenü für Formatvorlagen erscheint dann der Name der verwendeten Vorlage.
Klappt man das Menü auf, sieht man zunächst nur die Formatvorlagen, die im Dokument verwendet werden. Möchte man mehr Formatvorlagen benutzen oder die vorhandenen bearbeiten, klickt man entweder auf
… oder auf die Schaltfläche für Formatvorlagen.
Es öffnet sich rechts eine Seitenleiste, in der man alle weiteren Bearbeitungsschritte für die Formatvorlagen vornehmen kann.
In der Seitenleiste wird ebenfalls die Formatvorlage des aktuell ausgewählten Absatzes besonders hervorgehoben. Darunter sieht man eine Liste mit weiteren Formatvorlagen.
Formatvorlagen anpassen
Um eine vorhandene Formatvorlage zu ändern, bewegt man die Maus über das entsprechende Feld in der Seitenleiste. Am rechten Rand erscheint ein Pfeil, mit dem man ein Aufklappmenü öffen kann.
Hier wählt man die Option .
Nun öffnet sich ein Formatierungsfenster, das in verschiedene Bereiche eingeteilt ist.
Bereich „Eigenschaften“
Im oberen Teil „Eigenschaften“ steht
- der Name der Formatvorlage,
- der Typ (in der Regel steht hier , das bedeutet, dass die Vorlage immer für einen ganzen Absatz gilt).
- Außerdem ist hier genannt, auf welcher anderen Formatvorlage die aktuell Ausgewählte basiert. (Manche Eigenschaften einer Formatvorlage wie z.B. der Zeilenabstand ändern sich, wenn man diese „Vorlage der Formatvorlage“ ändert.) Hier kann man für die meisten Formatvorlagen die vorhandene Einstellung stehen lassen.
- Schließlich kann man festlegen, welche Formatvorlage auf die aktuell Ausgewählte folgen soll, wenn man im Dokument später einen neuen Absatz beginnt. Wenn man z.B. eine Überschriften-Vorlage bearbeitet, soll in der Regel der neue Absatz die Formatvorlage haben, denn auf eine Überschrift folgt ja normalerweise „normaler“ Text. Auch hier kann man meist die Voreinstellung unverändert lassen.
Bereich „Formatierung“
Hier kann man die wichtigsten Formatierungen wie Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand usw. einstellen.
Möchte man die Formatierungen genauer kontrollieren oder z.B. auch Rahmen benutzen, kann man auf alle möglichen Formatierungen über das Aufklappmenü ganz unten in diesem Fenster zugreifen.
Vorschau und Zusammenfassung
Direkt unterhalb des Formatierungsbereichs sieht man eine kleine Vorschau der eingestellten Formatierungen und darunter eine knappe Zusammenfassung der Einstellungen, die man gewählt hat.
Formatvorlage anpassen – Beispiele
Im Folgenden werden wir nun beispielhaft zwei vorhandene Formatvorlagen anpassen.
Beispiel 1: „Überschrift 1“
Um die Vorlage für die zu ändern, setzt man den Cursor irgendwo in einen Absatz, in dem diese Formatvorlage benutzt wird. In der Seitenleiste klickt man für diese Vorlage , wie oben beschrieben.
Um die Hauptüberschrift des Dokuments etwas ansprechender zu gestalten, kann man z.B. als Schriftart „Garamond“ in fett mit einer Schrifgtöße von 20 pt auswählen.
Auch die Abstände sind in der Voreinstellung von Word nicht besonders sinnvoll gewählt: die steht normalerweise ganz oben auf der Seite, das heißt, sie braucht nach oben hin keinen Abstand (denn dort ist ja der Seitenrand), nach unten hin sollte sie aber einen deutlichen Abstand zum folgenden Text haben.
Daher ändern wir die Einstellung für die Abstände mit Hilfe des Aufklappmenüs ganz unten im Formatierungsfenster.
Nach oben hin () stellen wir „0 pt“ ein, nach unten () „12 pt“.
Das Ergebnis ist, dass die direkt am oberen Seitenrand beginnt und nach unten einen deutlichen Abstand zum nachfolgenden Text hat.
Beispiel 2: „Standard“
Um die Vorlage „Standard“ anzupassen, geht man genauso vor wie im ersten Beispiel. Eine sinnvolle Änderung wäre z.B. eine kleinere Schriftgröße (11 pt) und die Vergrößerung des Zeilenabstandes auf 1,5.
„Unerwartete“ Auswirkung
Nach dem Bestätigen der Änderung in der Formatvorlage , stellt man fest, dass der Abstand der nach unten größer geworden ist. Woran liegt das?
Die basiert auf der Formatvorlage und hatte daher zunächst einen einfachen Zeilenabstand, weil diese Einstellung in gewählt war. Da wir nun für den Zeilenabstand vergrößert haben, hat sich das auch auf ausgewirkt (und auf alle anderen Vorlagen, die auf basieren).
An dieser Stelle macht man diese Änderung in der rückgängig (diese Änderung „von Hand“ bleibt dann bestehen).
Wenn man künftig die Überschriften von der Formatvorlage „abkoppeln“ möchte, so dass sich Änderungen in nicht auf die Überschriften auswirken, stellt man für die übrigen Überschriften ein, dass sie auf und nicht auf basieren sollen.
Hier ist das als Beispiel für die gezeigt.
Formatvorlagen dauerhaft ändern
Formatvorlagen sind dann von Vorteil und sparen Zeit, wenn man sie mit der Zeit ohne viel Nachdenken einsetzen kann. Man möchte aber sicher nicht jedes Mal all die beschriebenen Änderungen durchführen, wenn man ein Dokument in Word schreibt. Daher macht es Sinn, die vorhandenen Formatvorlagen nicht nur im aktuell geöffneten Dokument, sondern dauerhaft für alle neuen Dokumente zu speichern.
Das erreicht man, indem man beim Ändern einer Formatvorlage das Kästchen ankreuzt, bevor man speichert.
Leider ist diese Bezeichnung etwas verwirrend, weil hier mit „Vorlage“ nicht eine Formatvorlage gemeint ist. — Was ist statt dessen gemeint?
Wenn man ein neues Dokument öffnet, macht Word intern eine Kopie einer allgemeinen Dokumentvorlage (Normal.dot). Hier sind alle Grundeinstellungen für neue Dokumente festgelegt (z.B. Schriftart, Schriftgröße, Formatvorlagen, Zoom-Stufe etc.). Wenn man ankreuzt, wird die geänderte Formatvorlage in dieser Dokumentvorlage gespeichert und ist damit für alle zukünftig erstellten Dokumente wirksam.
Fazit
Nach den Änderungen der Formatvorlage sind Typographie und Layout des Beispieldokuments deutlich besser als vorher.
Die Änderungen der Formatvorlagen sorgen dafür, dass man diese Einstellungen für Überschriften und Standardtext nun mit nur einem Klick auf jeden beliebiegen Text im Dokument anwenden kann.
Wenn man die Einstellungen auch hat, erstellt man auf künftig sauber formatierte und einheitlich gestaltete Dokumente mit wenig Aufwand.
Nicht immer gibt es in Word eine Formatvorlage, die man benutzen kann. Wenn man spezielle Funktionen benötigt, wie z.B. Zitate oder Text in einem Kasten, kann man sich auch eigene Formatvorlagen anlegen. Wie das geht, erklärt Teil 3 dieser Anleitung.