Online-Textverarbeitung mit Buzzword
Mit der web-basierten Textverarbeitung von Buzzword kann man Word-Dokumente online bearbeiten — nicht nur für sich, sondern auch mit anderen gemeinsam. Man kann andere Benutzer einladen, ein Dokument zu kommentieren oder auch Änderungen daran vorzunehmen.
Der folgende Beitrag erklärt, wie man sich bei Buzzword registriert und was die wichtigsten Funktionen sind.
Registrierung
Zunächst ruft man die Website von Buzzword auf. Im rechten Bereich der Startseite klickt man den Link , um zur Eingabe der nötigen Informationen zu gelangen.
„Sign up“ bedeutet „ein Benutzerkonto anlegen“ — weitere wichtige Vokabeln in diesem Zusammenhang sind:
| Englisch | Deutsch |
|---|---|
| to sign up to register |
sich registrieren, ein Benutzerkonto einrichten |
| to sign in to log in |
(sich) einloggen |
| to sign out to log out |
(sich) ausloggen |
| login user name |
Benutzername |
| password | Passwort |
Der nächste Schritt ist die Eingabe des Namens, der E-Mail-Adresse sowie eines Passworts. Dieses muss mindestens sechs Zeichen lang sein, es muss mindestens einen Buchstaben und eine Zahl enthalten (solche Kombinationen machen ein Passwort schwerer zu „knacken“). Man muss das Passwort zwei Mal eingeben, um sicher zu stellen, dass man sich nicht vertippt.
Erster Eindruck
Nach dem Klick auf gelangt man zur internen Startseite des eigenen Buzzword Accounts. Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die man bisher in Buzzword bearbeitet hat. Zunächst findet sich hier nur ein einziges Dokument, das vom System automatisch erstellt wurde (Welcome to Buzzword …). Es enthält eine kurze Einführung in Buzzword.
Mit einem einfachen Klick öffnet man das Dokument und hat dann eine Ansicht, die der in Word ähnelt: oben gibt es eine Menüleiste:
,
darunter eine Symbolleiste mit mehreren Bereichen:
.
Das entspricht im Deutschen:
.
Symbolleisten
Zunächst ist die Symbolleiste für die Schrift geöffnet (font). Hier kann man wie in MS Word üblich Schriftart und -größe einstellen sowie fett (bold), kursiv (italic) und unterstrichen (underline) als Hervorhebungen. Außerdem kann man die Schriftfarbe verändern.
Am rechten Bildschirmrand sind die übrigen Symbolleisten „zusammengeschoben“. Man kann jede einzelne öffnen, indem man sie anklickt.
Eine Besonderheit ist das gelbe Docs Symbol ganz rechts: klickt man es an, gelangt man zurück zur eigenen Startseite, die eine Liste der Dokumente anzeigt, die man bisher in Buzzword bearbeitet hat.
Im Alltag ist neben der Font Symbolleiste wohl hauptsächlich noch die Leiste für die Absatzformatierung wichtig (Paragraph). Hier stellt man z.B. ein, ob ein Text linksbündig, zentriert oder rechtsbündig sein soll, wie groß der Zeilenabstand sein soll und ob man vor und/oder nach einem Absatz zusätzlichen Weißraum in Form von Abständen einsetzen möchte.
Mit Dokumenten arbeiten
Ein Dokument zum Bearbeiten hochladen
Wie öffnet man ein Word-Dokument in Buzzword? Man klickt im Menü auf und wählt das Dokument auf dem eigenen Rechner aus. Wenn man klickt, wird die Datei hochgeladen und erscheint in der Buzzword-Dateiliste, wo man sie mit einem einfachen Klick öffnen kann.
Ein Dokument mit anderen gemeinsam bearbeiten
Eine der interessantesten Funktionen von Buzzword ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Diese Funktion heißt auf Englisch .
Erstmalige Einladung
Möchte man jemandem Zugang zu einem Dokument gewähren, mit dem man bisher noch keine Dokumente ausgetauscht hat, klickt man zunächst auf den Button in der linken untereren Ecke des geöffneten Dokuments.
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem man zunächst die E-Mail-Adresse der Person einträgt, mit der man ein Dokument austauschen möchte.
Im zweiten Schritt legt man fest, welche „Rolle“ der Eingeladene haben soll:
- Co-author: kann das Dokument vollständig bearbeiten.
- Reviewer: kann lesen und Kommentare schreiben, den Text des Dokuments aber nicht bearbeiten.
- Reader: kann nur lesen.
Beim Klick auf gelangt man zu einer verkleinerten E-Mail-Ansicht. Hier sollte man dem Empfänger kurz erklären, warum er diese E-Mail-Einladung zu Buzzword bekommt.
Dann klickt man , um die Einladung per E-Mail zu verschicken.
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link. Wird dieser angeklickt, bekommt die Person Zugang zu dem Dokument in Buzzword. Sollte der Empfänger noch keinen Buzzword-Account haben, muss er diesen natürlich zunächst anlegen.
Mögliche Probleme und Lösungen
Einladungs-E-Mail kommt nicht an
Bei manchen E-Mail Anbietern kann es vorkommen, dass die Einladungsmail im Spam-Filter hängen bleibt. Falls die Mail nicht ankommt, kann diese auch „von Hand“ verschicken.
Dazu öffnet man das betreffende Dokument. Am unteren Fensterrand sieht man, mit wem das Dokument schon ausgetauscht wurde. Man bewegt die Maus über die Person, deren Einladungsmail man erneut schicken möchte. Es öffnet sich ein kleines „Kärtchen“. Hier klickt man (Erneut einladen).
Damit wird der Link zu diesem Dokument in die Zwischenablage kopiert. Eine entsprechende Meldung bestätigt das.
Nun kann man der Person eine normale E-Mail schicken, in die man den Link zum betreffenden Buzzword-Dokument einfügen kann: entweder per oder mit der Tastenkombination Strg + V.
Link zum Dokument ist nicht anklickbar
Außerdem kann es vorkommen, dass der Link in einer Einladungsmail nicht komplett anklickbar ist. Das kann z.B. so aussehen:
Wenn man diesen Link anklickt, erhält man in Buzzword eine Fehlermeldung, da nicht alle Informationen über das zu öffnende Dokument übertragen wurden.
Wenn dieses Problem mit dem eigenen E-Mail-Anbieter oder E-Mail-Programm auftritt, markiert man den kompletten Link (auch den nicht unterstrichenen Teil) und kopiert diesen (Strg + C).
Anschließend fügt man den kopierten Text in das Adressfeld des Browsers ein (Strg + V) und öffnet den Link durch Drücken von Enter.
Wiederholte Einladung
Wenn man mit einer Person schon einmal Dokumente ausgetauscht hat (egal ob als Sender oder Empfänger), ist der -Vorgang einfacher.
Zunächst klickt man wie gehabt .
Im neuen Fenster klickt man nun auf den Pfeil des Aufklappmenüs, das die Namen und E-Mail-Adressen aller Personen auflistet, mit denen man schon Dokumente ausgetauscht hat (1). Hier wählt man die Person aus.
Dann stellt man wie gewohnt die Benutzerrolle ein (2) und entfernt das Häkchen aus dem Feld (3). Zum Abschluss klickt man auf (4).
Dadurch wird nun keine E-Mail verschickt, sondern der Eingeladene sieht das ausgetauschte Dokument direkt in der Dokumentenliste seines Buzzword Accounts. Natürlich muss man dann sicher sein, dass die Person dort regelmäßig vorbeischaut.
Wenn ein Dokument von mehreren Benutzern bearbeitet wird, sieht man das am unteren Rand des geöffneten Dokuments: hier werden die Namen aller Benutzer aufgelistet, die Zugang zu einem Dokument haben. Als Autor eines Dokuments kann ich hier auch die Zugangsrechte nachträglich noch ändern.
Ein neues Dokument erstellen
Anstatt ein vorhandenes Dokument hochzuladen, kann man auch ein komplett neues Dokument in Buzzword erstellen. Hierzu klickt man in der Ansicht der Dokumentenliste auf das Symbol für .
Um ein Dokument später auch außerhalb von Buzzword bearbeiten zu können, speichert man es ab. . Als Dateityp wählt man am besten Word Dokument, um die Datei in Word problemlos öffnen zu können.
Dokument schließen und Ausloggen
Ähnlich geht man vor, wenn man ein Dokument wieder schließen möchte: im Menü anklicken. Dadurch wird das aktuell offene Dokument geschlossen und man gelangt zurück zur Dokumentenliste.
Um Buzzword ganz zu beenden, klickt man auf das Buzzword Logo links oben und wählt aus dem Menü . Diesen Schritt sollte man vor allem dann nicht vergessen, wenn man an öffentlich zugänglichen Computern (Computerraum der Schule, Internetcafé etc.) arbeitet, weil sonst möglicherweise der nächste Benutzer Zugang zum eigenen Buzzword-Account bekommt.
Kommentare
Kommentare sind eine sehr interessante Funktion von Buzzword, wenn man Dokumente gemeinsam bearbeiten möchte.
Man kann zu jedem beliebigen Textabschnitt einen Kommentar hinzufügen. Dazu erscheint am rechten Textran ein Kommentarsymbol in derjenigen Zeile, in die man den Cursor platziert.
Um die Kommentarfunktion sinnvoll zu nutzen, sollte man zunächst die Wörter markieren, zu denen man einen Kommentar schreiben möchte.
Dann klickt man das Kommentarsymbol an und erhält einen kleinen farbigen Kasten, in den man schreiben kann. Buzzword hebt den markierten Text hervor und unterstreicht ihn.
Sind viele Kommentare vorhanden, stehen die Kommentarbox und die dazu gehörige Textstelle oft nicht mehr direkt nebeneinander. Damit man dennoch weiß, auf welchen Textstelle sich ein Kommentar bezieht, klickt man die Kommentarbox einfach an. Dadurch hebt Buzzword den entsprechenden Text hervor.
Möchte man einen Kommentar wieder löschen, klickt man das Papierkorbsymbol rechts in der Kommentarbox an.
Weitere Funktionen
Seite einrichten
Die Seitenränder eines Dokuments stellt man über das Menü ein: (entspricht: ).
Hier sollte man A4 als Papierformat einstellen (die Grundeinstellung ist das amerikanische Letter Format, weil Buzzword ein amerikanisches Produkt ist).
Außerdem kann man oberhalb eines geöffneten Dokuments ein Lineal einblenden, an dem die eingestellten Ränder ebenfalls sichtbar sind und verändert werden können.
Auch Drucken kann man ein Dokument mit Buzzword. Dazu wählt man im Menü.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem man u.a. die Papiergröße (in der Regel „A4“) und die Seitenausrichtung einstellen kann (Portrait: Hochformat, Landscape: Querformat).
Nach dem Klick auf öffnet sich noch das Drucken-Fenster des Browsers, das je nach Programm unterschiedlich aussehen kann.
In vielen Fällen wird die Qualität des Ausdrucks deutlich besser, wenn man das Dokument zunächst als Word-Dokument speichert () und es dann in Word ausdruckt.
Lineal auf Zentimeter umstellen
In der Grundeinstellung benutzt Buzzword inches als Maßeinheit. Wenn man lieber Zentimeter benutzen möchte, klickt man auf das Buzzword Logo und wählt dann (deutsch: Einstellungen).
In dem sich öffnenden Fenster kann man bei („Einheiten“) auswählen und anschließend klicken.
