Eine Präsentation mit Powerpoint erstellen (1)
Viele Referate und Vorträge werden in Form einer Powerpoint Präsentation erstellt und gehalten. Der folgende Artikel erklärt in zwei Teilen, wie man das macht.
- Benutzeroberfläche
- Folien erstellen
- Abbildungen einfügen
- Textfelder einfügen
- Pfeile und Textfelder einfügen
- Abbildungen bearbeiten
- Diagramme benutzen
- Folienreihenfolge ändern
Benutzeroberfläche
Wenn man PP öffnet, befindet man sich in der so genannten . Man erkennt drei wichtige Bereiche der Benutzeroberfläche:
- Die Seitenleiste links zeigt eine Übersicht aller Folien im Kleinformat an.
- Der Arbeitsbereich in der Mitte stellt die ausgewählte Folie dar. In diesem Bereich erstellt man die Inhalte der Folien.
- Unterhalb des Arbeitsbereichs kann man Notizen zu der jeweiligen Folie aufschreiben. Diese kann man später entweder auf dem Vorführrechner separat anzeigen lassen oder sie zusammen mit den Folien ausdrucken.
- Links unten kann man zwischen der Normalansicht, der Ansicht zur Foliensortierung und dem Präsentationsansich umschalten.
Folien erstellen
In einer neuen PP Datei sieht man zunächst die Vorlage für die erste Folie, auf der man den Titel des Vortrags und eventuell auch einen Untertitle einträgt. Man kann in den angezeigten Kästen den eigenen Text eintragen, indem man einfach in den Kasten klickt und schreibt.
Im Beispiel werden wir eine Präsentation über die geographischen Gegensätze zwischen Nord- und Südeuropa erstellen — das sind aber natürlich nur Beispiele, die nicht eins zu eins übernommen werden können. Sie dienen lediglich dazu, einzelne Funktionen von PP zu erkären.
In der Symbolleiste oberhalb des Arbeitsbereichs gibt es ganz rechts eine Schaltfläche , mit der man jeweils eine neue leere Folie einfügen kann. Das gleiche erreicht man mit der Tastenkombination Strg + M.
Die neue Folie erscheint im Arbeitsbereich und außerdem in der Folienübersicht links. Sie benutzt zunächst das Grundlayout mit einem Titel oben und einem großen Textbereich darunter.
Gleichzeitig ist nun rechts eine Seitenleiste zu sehen, in der man verschiedene Layoutvarianten auswählen kann. Diese erleichtern es, eine Folie für verschiedene Inhalte zu strukturieren: wenn man z.B. zwei Abbildungen oder Schaubilder einandner gegenüber stellen möchte, braucht man zwei Spalten auf der Folie. Möchte man die vier Jahreszeiten erklären, braucht man vielleicht eine viergeteilte Folie etc.
In unserem Beispiel benutzen wir das vorhandene Standardlayout.
Wir schreiben einen Titel für die Folie, indem wir einfach in den oberen Kasten klicken und schreiben. Der Textkasten darunter funktioniert genauso: hier sind ist bereits eine Aufzählungsliste vorformatiert, so dass vor jedem Absatz ein Aufzählungspunkt angezeigt wird. Diese Aufzählungslisten sind als Übersicht vor einem „Kapitel“ oder als Zusammenfassung danach in Ordnung. Man sollte allerdings vermeiden, die ganze Präsentation in Form von Aufzählungslisten zu gestalten, weil das ziemlich schnell langweilig werden kann (für Tipps zur Gestaltung von Folien siehe Wirklich gute Vorträge mit PP)
Auf diese Weise fügen wir zunächst zwei Übersichtsfolien ein, so dass wir insgesamt drei Folien in unserer Präsentation haben.
Nun haben wir drei Folien und entschließen uns, dass vor den beiden Textfolien zunächst noch eine Folie mit zwei Fotos erscheinen soll, damit die Zuhörer erst mal einen Eindruck von den typischen Eigenschaften der beiden Teile Europas haben, bevor sie mit Informationen versorgt werden. Diese Folie soll direkt nach dem Titel folgen.
Wir markieren daher die erste Folie in der Seitenleiste links, denn die neue Folie soll direkt danach eingefügt werden.
Nun suchen wir in der rechten Seitenleiste nach einer Layoutvorlage, die unterhalb des Titels zwei Spalten hat (denn wir möchten zwei Abbildungen einander gegenüber stellen).
Wenn wir diese Vorlage gefunden haben, bewegen wir die Maus darüber und klicken auf den Pfeil rechts. Im sich öffnenden Menü wählen wir .
Damit haben wir eine neue leere Folie, die innerhalb der Präsentation an zweiter Stelle steht und zwei Spalten hat.
Abbildungen einfügen
In der Mitte der beiden neuen Spalten sind einige Schaltflächen, mit denen wir schnell verschiedene Inhalte einfügen können. Die Folie soll zwei Fotos zeigen (eines aus Nordeuropa, eines aus Südeuropa), daher durchsuchen wir zunächst die so genannte Clipart-Galerie, die in PP enthalten ist. Wir klicken auf .
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Grafiken und Fotos durchsuchen können. Am oberen Fensterrand kann man nach verschiedenen Stichwörtern suchen. Wenn wir hier z.B. „Schnee“ eingeben, werden Grafiken und Fotos angezeigt, die etwas mit Schnee zu tun haben.
Einige davon sind bereits mit PP auf der Festplatte installiert worden. Andere haben eine kleine Weltkugel in der linken unteren Ecke. Das ist das Symbol dafür, dass diese Abbildungen erst auf dem Internet herunter geladen werden, wenn man sie auswählt. Microsoft bietet diesen Service kostenlos an, so dass man eine gute Auswahl von Fotos zur Verfügung hat.
Wir wählen ein passendes Foto aus und klicken .
Das Gleiche machen wir mit einem Foto von einem Strand, so dass wir zwei Bilder auf der Folie haben.
Im Grunde braucht diese Folie keine Überschrift. Sie soll nur die beiden Fotos als Gegensätze zwischen Nord- und des Südeuropa haben. Wir klicken daher auf den Rahmen des Titelkastens, so dass dieser gepunktet dargestellt wird. Nun drücken wir die Taste Entf, um den Titelkasten zu löschen.
Man kann die Fotos nun frei auf der Folie platzieren. Das Foto aus Nordeuropa setzen wir in die linke obere Ecke, das Foto aus Südeuropa in die rechte untere Ecke. Beide Fotos überschneiden sich in der Ecke. Allerdings möchten wir das Schnee-Foto im Vordergrund haben.
Dazu klicken wir es mit der rechten Maustaste an und wählen .
Nun ist das Foto aus Nordeuropa vorne.
Pfeile und Textfelder einfügen
Um den Gegensatz zwischen den beiden Regionen noch zu verdeutlichen, fügen wir einen großen Doppelpfeil ein. PP hat in der Symbolleiste eine Reihe so genannter „AutoFormen“ auf Lager. Das sind z.B. Pfeile, Rechtecke, Kreise etc., die häufig gebraucht werden und deren Form und Farbe man anpassen kann.
Wir wählen einen Blockpfeil aus.
Nach dem Anklicken kann man den Pfeil mit der Maus „aufziehen“, das heißt, man klickt irgendwo auf die Folie und zieht mit gedrückter Maustaste ein Rechteck auf. In diese Form wird dann der Pfeil eingefügt.
Man kann den Pfeil bearbeiten, indem man die verschiedenen „Anfasspunkte“ mit der Maus aklickt und sie bewegt. So kann man drehen, die Seitenverhältnisse ändern und den Pfeil verschieben.
Wenn man den Pfeil doppeklickt, öffnet sich ein Fenster, in dem man auch die Farbe, den Rahmen etc. ändern kann. Im Beispiel machen wir den Pfeil rot und richten ihn diagonal aus, so dass er in die beiden Ecken mit den Fotos zeigt.
Textfelder einfügen
Nun fügen wir noch ein freies Textfeld für jedes Foto ein. Dazu klicken wir in der Symbolleiste auf .
Wieder kann man mit der Maus einen Rahmen aufziehen, in den man dann hinein schreiben kann.
Den Text in einem Textfeld kann man beliebig bearbeiten. Das Textfeld selbst kann man verschieben, in der Größe verändern etc. Textfelder sind praktisch, weil man sie sehr flexibel einsetzen kann. Hier benutzen wir sie, um die beiden Fotos mit den vorher benutzten Überschriften zu versehen.
Nun ist diese Folie fertig und wir wenden uns einer weiteren Folie zu.
Abbildungen bearbeiten
Unsere Präsentation soll eine Europakarte enthalten, damit man sich besser vorstellen kann, wo der hohe Norden und der tiefe Süden Europas liegen. Eine Karte finden wir z.B. in der Wikipedia. Die Abbildungen dort sind in der Regel unter einer so genannten freien Lizenz veröffentlicht, das heißt, man darf sie kostenlos verwenden und auch weiter verbreiten.
Unter dem Stichwort ‚Europa‘ gibt es eine schöne Karte, die wir verwenden können.
Wenn man eine Abbildung in der Wikipedia anklickt, erhält man eine größere Ansicht. Darunter steht jeweils die Lizenz für diese Abbildung. Diese bestimmt, in welcher Form man eine Abbildung verwenden darf. Für die Europakarte ist die Lizenz leider auf Englisch. Kurz gesagt dürfen wir diese Karte für schulische Zwecke verwenden. Außerdem dürften wir sie kopieren, bearbeiten und weiter verbreiten.
Wir speichern die Karte auf dem Computer ().
Die Karte soll die ganze neue Folie ausfüllen. Daher erzeugen wir eine neue Folie (siehe oben) und wenden ein komplett leeres Layout darauf an.
Um die Karte in die neue Folie einzufügen, klicken wir .
Nun öffnet sich ein Fenster, mit dem wir die Karte auf unserer Festplatte auswählen können. Dann klicken wir .
Nach dem Einfügen ist die Karte viel zu groß — sie ragt auf allen Seiten über den Rand der Folie hinaus. Man könnte die Karte mit den Anfasspunkten an den Ecken verkleinern. Allerdings liegen diese außerhalb des Bildschirmbereichs. Das wäre also etwas mühsam.
Statt dessen klicken wir die Karte mit der rechten Maustaste an und wählen .
In dem sich öffnenden Fenster klicken wir auf den Karteireiter und geben für die Höhe 15 (cm) an. Außerdem achten wir darauf, dass das Kästchen ausgewählt ist. Das sorgt dafür, dass auch die Breite korrekt angepasst wird, wenn wir die Höhe verändern. Schließlich kllicken wir ok.
Nun ist die Karte klein genug, dass wir sie mit den Anfasspunkten in den Ecken genauer formatieren können. Wir greifen die rechte untere Ecke am Anfasspunkt mit der Maus und ziehen den Punkt nach rechts unten, bis die Karte die ganze Folie ausfüllt.
Wenn wir die Karte rechts passend auf den Rand der Folie platzieren, steht sie am unteren Rand über, weil die Karte ein anderes Verhältnis von Breite zu Höhe hat als die Folie.
Da wir den überstehenden Bereich der Karte nicht unbedingt anzeigen müssen, können wir ihn „abschneiden“. Dazu brauchen wir zunächst eine spezielle Symbolleiste, mit der wir verschiedene Werkzeuge für Grafiken nutzen können. Diese Symbolleiste kann man anzeigen, indem man mit der rechten Maustaste auf die Karte klickt und im erscheinenden Kontextmenü anklickt.
Um die Karte zuzuschneiden, klicken wir zunächst die Karte an, so dass die runden Anfasspunkte in den Ecken erscheinen. Dann klicken wir auf die Schaltfläche.
Dadurch werden die Anfasspunkte zu einfachen Strichen. Wenn wir diese bewegen, „schneiden“ wir dadurch Teile der Grafik weg. Wir bewegen also den unteren Strich nach oben, bis er sich auf dem Rand der Folie befindet (hier rastet er leicht ein).
Es ist wichtig, hier den überstehenden Rand mit dem Zuschneiden-Werkzeug zu entfernen. Nur so bleiben die Formen von Ländern und Meeren in der Karte korrekt erhalten. Verkleinert man die Höhe der Karte mit Hilfe der runden Anfasspunkte, „staucht“ man die Formen zusammen, so dass sie nicht mehr korrekt dargestellt werden. Dasselbe gilt für jede Art von Abbildung oder Foto: das Verhältnis von Höhe und Breit muss immer gleich bleiben (s.o. „Ansichtsverhältnis sperren“).
Nun füllt die Karte exakt die Folie aus. Mit Hilfe von Textfeldern (s.o.) können wir nun noch Beschriftungen einfügen. Besonders wichtig ist die Angabe der Quelle, von der wir die Karte gespeichert haben. Wir fügen daher am unteren Bildrand in kleiner Schrift die Webadresse der Wikipedia-Seite ein, auf der die Karte im Großformat zu finden ist. Es genügt hier nicht, lediglich „de.wikipedia.org“ oder Ähnliches einzugeben — die komplette Adresse muss sichtbar sein.
Diagramme benutzen
Bei Präsentationen ist es wichtig, die Informationen möglichst klar und anschaulich darzustellen. Neben Karten und Fotos sind Diagramme eine gute Möglichkeit, das zu erreichen.
Um ein Diagramm einzufügen, erstellen wir zunächst eine neue Folie und wählen in der rechten Seitenleiste die Vorlage für Diagramme aus.
Wie klicken auf das Diagramm-Symbol in der Mitte der neuen Folie und können nun in einem kleinen Fenster auswählen, welche Diagrammtyp wir verwenden möchten. Sechs verschiedene Typen stehen zur Auswahl, wobei man sich hier gut überlegen muss, was man genau darstellen möchte und welche Art von Diagramm dafür am besten geeignet ist.
Im Beispiel wählen wir den ersten Diagrammtyp (ein so genanntes „Organigramm“) und klicken .
Das Grundmuster des Organigramms ist nun auf der Folie sichtbar.
Mit Hilfe der Diagrammsymbolleiste kann man nun die Anzahl der Kästen, ihre Beschriftung, Farbe und Form verändern. Hier sind die Möglichkeiten sehr zahlreich, so dass wir sie hier nicht näher erklären. Am besten, man probiert die Funktionen selbst aus, wenn man ein konkretes Diagramm darstellen möchte.
Folienreihenfolge ändern
Beim Erstellen einer Präsentation kommt es öfter vor, dass man die Reihenfolge der Folien verändern möchte, weil sich die Struktur des Vortrages während der Bearbeitung noch einmal verändert hat.
Das geht ganz einfach: man wählt über das Menü .
Nun sieht man alle vorhandenen Folien in einer Übersicht, als lägen sie wie Memory-Kärtchen auf einem Tisch ausgebreitet. Um die Reihenfolge zu ändern, greift man eine Folie mit der Maus und zieht sie an eine andere Stelle. An der Stelle, wo sie beim Loslassen eingefügt wird, erscheint jeweils ein senkrechter grauer Balken.
