Eine Präsentation mit Powerpoint erstellen (2)
Der zweite Teil dieser Anleitung erklärt, wie man die im Teil eins erstellte Präsentation genauer ausgestalten und für den Tag des Vortrags vorbereiten kann.
- Design anpassen
- Folienübergänge festlegen
- Folienelemente nacheinander einblenden
- Präsentation vorführen
Design anpassen
Bisher hat unsere Präsentation einen weißen Hintergrund mit schwarzer Schrift. Diese Farbkombination ist für gedruckte Texte die beste Wahl. Für eine Präsentation, die mit einem Beamer in einem abgedunkelten Raum vorgeführt wird, gibt es bessere Farbkombinationen. — Warum? Wenn der Raum abgedunkelt wird, passen sich die Augen der Zuhörer daran an und werden lichtempfindlicher. Ein weißer (oder allgemein ein heller) Folienhintergrund wird dann möglicherweise als zu hell empfunden. Daher ist bei Präsentationen die umgekehrte Farbwahl meist besser: dunkler Hintergrund mit heller Schrift.
Um das Design der Folien anzupassen, klicken wir zunächst auf die Schaltfläche . Dadurch erhalten wir eine veränderte Seitenleiste.
Im oberen Bereich der Seitenleiste sehen wir nun drei verschiedene Auswahlmöglichkeiten:
- .
Die Entwurfsvorlagen sind sozusagen „Designpakete“, die sich mit einem Klick auf alle Folien anwenden lassen. Sie enthalten nicht nur Farbeinstellungen, sondern auch Änderungen der Schriftart sowie Hintergrundbilder für die Folien. Zwar haben wir eine große Auswahl solcher Entwurfsvorlagen, doch die meisten davon sind für eine sachliche Präsentation eher ungeeignet, weil sie zu viel überflüssige Designelemente enthalten und dadurch vom Inhalt der Präsentation ablenken.
Für die Anpassung des Designs sind die Farbschemas besser geeignet. Sie enthalten nur Farbänderungen.
(Die Animationsschemas sind in diesem Zusammenhang nicht weiter wichtig.)
Wir klicken auf den Link , um die entsprechende Seitenleiste anzuzeigen.
Wenn wir nun eine der Vorlagen anklicken, wird dieses Farbschema auf alle vorhandenen Folien angewandt. Das ist sehr praktisch, weil wir so schnell die ganze Präsentation gestalten können.
An einigen Stellen müssen wir allerdings nacharbeiten: Das Farbschema benutzt einen dunklen Hintergrund mit heller Schrift. Das funktioniert normalerweise gut, macht aber die Beschriftung unserer Europakarte unlesbar. Daher müssen wir hier die Schrift von Hand zurück auf einen dunklen Farbton stellen.
Wir markieren dazu zunächst das Textfeld mit dem Inhalt „Hoher Norden“ indem wir auf seinen Rand klicken, so dass dieser gepunktet dargestellt ist. Dann klicken wir auf die Schaltfläche für die Schriftfarbe. Wenn sie sich öffnet, sehen wir schon die Farben des aktuellen Schemas aufgelistet. Anstatt weiß wählen wir den dunklen Farbton für die Schrift.
Das Gleiche machen wir mit den übrigen beiden Textfeldern auf dieser Folie. Man kann sie auch beide zusammen ändern: Dazu klickt man zuerst eines an, hält dann die Shift-Taste gedrückt und klickt dann das zweite Textfeld an. Auf diese Weise kann man mehrere Elemente auswählen und die Schriftfarbe für alle gemeinsam ändern. (Das funktioniert auch mit vielen anderen Elementen und Eigenschaften — sowohl in PP als auch in Word und Excel).
Auf der Folie mit den beiden Fotos (Hoher Norden — Tiefer Süden) ist die weiße Schrift ebenfalls schlecht lesbar. Hier können wir eine zweite Möglichkeit anwenden, dieses Problem zu beheben.
Wir markieren wieder das Textfeld (oder gleich beide, wie gerade beschrieben) und klicken dann auch die Schaltfläche für Schriftschatten. Der Schatten gibt der Schrift einen besseren Kontrast zum Hintergrund, wodurch sie besser lesbar ist.
Folienübergänge festlegen
In der Grundeinstellung wechselt PP ohne Effekte zur nächsten Folie, wenn wir bei der Präsentation weiter schalten. Grundsätzlich ist gegen diese schlichten Folienübergänge nichts einzuwenden. Wenn mann aber doch etwas mehr „Effekt“ benutzen möchte, kann man das in PP einstellen.
Man wechselt dazu am besten in die Ansicht für die Foliensortierung (). Nun klickt man einen Folie an und wählt dann im Menü .
Eine Liste möglicher Folienübergänge erscheint in der Seitenleiste. Was die Bezeichnungen bedeuten, probiert man am besten aus. Wichtig bei der Auswahl ist, dass der Übergang nicht zu „aufdringlich“ ist. Der Wechsel zwischen zwei Folien sollte eine kurze „Verschnaufpause“ für die Zuhörer sein und sollte daher nicht eine Menge Aufmerksamkeit auf sich ziehen, weil hier plötzlich alles durcheinander wirbelt.
Bei der Geschwindigkeit sollte man immer wählen, weil ein langsamer Übergang die Zuhörer unnötig warten lässt. Außerdem möchte man den Übergang in der Regel per kontrollieren und am besten auch den selben Übergang .
In der Folienübersicht kann man an einem kleinen Stern links unterhalb jeder Folie erkennen, ob man für diese Folie einen Übergang festgelegt hat. Nachdem wir geklickt haben, sollte dieser Stern bei allen Folien sichtbar sein.
Folienelemente nacheinander einblenden
Oft ist es sinnvoll, nicht von Anfang an die komplette Folie zu zeigen. Wenn man im Vortrag zum Beispiel ein Thema Schritt für Schritt erklären möchte, sollten auch die jeweils passenden Abbildungen oder Textstellen schrittweise erscheinen. Um die Folienelemente genau so zu steuern, wie man das möchte, benutzt man die so genannten .
Eines sollte man beachten: in der Regel macht es keinen Sinn, jedes Element einzeln einzublenden. Das schafft viel Unruhe, weil sich ständig etwas auf der Folie verändert. Bei einer Veränderung müssen die Zuhörer sich jedes Mal wieder neu orientieren. Daher sollte man die eingeblendeten Elemente zu sinnvollen Gruppen zusammen fassen. Wir probieren das an einem Beispiel aus.
Fotos und Textfelder einblenden
Auf der Folie mit den beiden Fotos („Hoher Norden — Tiefer Süden“) wählen wir das obere Foto zusammen mit dem dazu gehörenden Textfeld aus (mit Shift + Klick), so dass beide Elemente markiert sind.
Nun wählen wir aus dem Menü . Es öffnet sich die Seitenleiste für Animationen.
Das Foto und das Textfeld sind immer noch markiert. Nun wählen wir Effekt hinzufügen und sehen dann ein Aufklappmenü mit vier Auswahlmöglichkeiten:
- (für das Erscheinen von Elementen),
- (für Animationen, die zwischen Erscheinen und Ausblenden statt finden),
- (für das Ausblenden von Elementen) und
- (für den Fall, dass Elemente sich bewegen sollen).
Die wichtigste Animation ist in der Regel das Einblenden (). Wir klicken darauf und wählen dann , weil die fünf Angezeigten nicht geeignet sind.
Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Animationseffekten. Hier wählen wir und klicken .
ist der schlichteste Effekt, der das Element einfach sichtbar macht. Bei Animationen sollte man auf die ausgefallenen Effekte verzichten, da sie nur unnötig Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Eine gute Animation macht ein Element sichtbar, so dass die Zuschauer sich schnell darauf konzentrieren können. Alles, was hier „wirbelt und zappelt“, lenkt nur vom Inhalt ab und schadet der Qualität des Vortrags.
Den gleichen Vorgang wiederholen wir für das untere Bild, wobei wir hier Foto, Textfeld und den Doppelpfeil markieren, denn diese drei Elemente sollen gleichzeitig erscheinen.
Nachdem das erledigt ist, sind auf der Folie kleine Zahlen in grauen Kästen sichtbar. Diese zeigen an, in welcher Reihenfolge die einzelnen Elemente während der Präsentation erscheinen werden. Außerdem kann man die Details in der Seitenleiste sehen: wenn in der Liste der Elemente eine Maus zu sehen ist, erscheint dieses Element per Mausklick. Die Elemente, die darunter angeordnet sind und keine Maus haben, erscheinen gleichzeitig mit dem „Hauptelement“.
Möchte man die Reihenfolge der Element ändern, kann man das ebenfalls in der Seitenleiste tun. Man markiert ein Element und benutzt die Pfeil-Schaltflächen unten, um die Reihenfolge einzustellen. Außerdem kann man für jedes Element den Effekt noch näher einstellen.
Textabschnitte einzeln einblenden
Wenn man auf einer Folie eine Aufzählungsliste benutzt, ist das schrittweise einblenden leichter. Man klickt mit der Maus auf den Rahmen, der die komplette Liste enthält, so dass dieser gepunktet dargestellt ist. Nun fügt man wie oben beschrieben einen Effekt hinzu (am besten ).
PP hat nun automatisch jedem einzelnen Listenpunkt eine Nummer gegeben, so dass die Punkte nacheinander per Mausklick eingeblendet werden können.
Präsentation vorführen
Nun haben wir die wichtigsten Funktionen für eine Präsentation kennen gelernt. Wenn wir die Präsentation vorführen (oder testen) möchten, können wir entweder die Taste F5 drücken oder im Menü wählen. Dann sehen wir die Präsentation, wie sie für die Zuschauer zu sehen sein wird.
Diese Anleitung hat nun beschrieben, wie man das „Werkzeug“ Powerpoint benutzen kann. Es ging hier also nur um die technischen Möglichkeiten. Wenn eine Präsentation gelingen soll, ist allerdings viel mehr als nur das nötig: man muss auch wissen, wie man Inhalte anschaulich darstellt und Folien sinnvoll gestaltet. Einige Grundlagen dazu werden in dem Beitrag Wirklich gute Vorträge mit Powerpoint erklärt.