Tabellen in Word (1)
Tabellen sind in Word ein vielseitiges Werkzeug. Man kann sie nicht nur für tabellarische Daten einsetzen, sondern auch als Raster, um z.B. Text leichter auf einer Seite zu platzieren.
Der folgende Artikel erklärt anhand des Beispiels eines Stundenplans die wichtigsten Funktionen im Umgang mit Tabellen. Im ersten Teil geht es um die Grundlagen, der zweite Teil beschäftigt sich mit einigen fortgeschrittenen Funktionen.
- Formatierungszeichen
- Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen‘
- Rahmenlinien
- Mit Spalten und Zeilen arbeiten
- Zwischenergebnis
Formatierungszeichen
In den Beispielabbildungen sind die sonst unsichtbaren Formatierungszeichen eingeblendet, damit man Leerschaltungen und Zeilenumbrüche besser erkennt. Diese Zeichen sind in vielen Situationen nützlich, um Fehler beim Formatieren oder „unerwartete Ergebnisse“ von Word zu verstehen. Man blendet Sie mit einer Schaltfläche in der Standardsymbolleiste ein.
Symbolleiste „Tabellen und Rahmen“
Einige wichtige Tabellenfunktionen sind in der Standard-Symbolleiste von Word bereits enthalten. Wenn man aber ernsthaft mit Tabellen arbeiten möchte, sollte man die zusätzliche Symbolleiste einblenden.
Hat man das gemacht, ist zunächst die Funktion eingeschaltet, so dass der Cursor die Form eines Stiftes hat. Mit dieser Funktion kann man Tabellen sozusagen „frei Hand“ zeichnen. Für unser Beispiel schalten wir diese Funktion aus.
Wir erstellen die Tabelle mit einer anderen Funktion: mit der Schaltfläche kann man durch Klicken und Halten der Maustaste eine Tabelle „aufzuziehen“, bis die gewünschte Zahl von Zeilen und Spalten ausgewählt ist. — Vorsicht: direkt rechts daneben gibt es eine ähnliche Schaltfläche, mit der man aber eine Excel-Tabelle einfügt.
Im Beispiel haben wir nun vier Zeilen (waagrecht) und fünf Spalten (senkrecht).
Rahmenlinien
In der Grundeinstellung haben alle Zellen eine durchgezogene schwarze Rahmenlinie auf allen vier Seiten. Das gibt den Tabellen in Word ein ziemlich „gedrängtes“ Erscheinungsbild. Es sieht aus, als ob der Text von den Zellen „eingequetscht“ würde. Außerdem treten die Linien der Tabelle gegenüber dem ebenfalls schwarzen Text viel zu stark hervor: Die Linien sollen ja lediglich dem Auge eine Führung geben, eine inhaltliche Bedeutung vermitteln sie nicht. Daher werden wir später etwas „zurückhaltendere“ Rahmen verwenden. Zunächst schalten wir alle Rahmen aus.
Dazu markieren wir die ganze Tabelle. Das geht am einfachsten, indem man die Maus in die linke obere Ecke der Tabelle bewegt. Es erscheint ein Kästchen mit einem Viererpfeil darin. Klickt man dieses an, ist die gesamte Tabelle markiert.
In der Symbolleiste gibt es eine Schaltfläche, mit der man Rahmen zuweisen und entfernen kann. Wir öffnen sie mit dem Pfeil nach unten und wählen aus.
Nun sind die schwarzen Rahmenlinien weg, wir sehen nur noch dünne graue Linien (je nach Word-Version sind sie gepunktet oder hellgrau durchgezogen).
Auf dem Papier sind keine Rahmenlinien sichtbar, sie werden nur in der Bearbeitungsansicht gezeigt, damit man die Tabelle überhaupt als solche erkennt.
Überprüfen kann man das in der Seitenansicht: oder mit der entsprechenden Schaltfläche.
Mit Spalten und Zeilen arbeiten
Um den Stundenplan zu vervollständigen, müssen wir noch weitere Spalten und Zeilen hinzufügen. Das werden wir nun beispielhaft auf verschiedene Arten tun.
Zunächst werden wir eine weitere Spalte ans rechte Ende der Tabelle einfügen. Dazu schalten wir die Funktion in der Symbolleiste wieder ein. Der Cursor wird dadurch zum Zeichenstift.
In der selben Symbolleiste gibt es ein Aufklappmenü, in dem man verschiedene Linienarten für die Rahmen auswählen kann. Unter anderem gibt es ganz oben in der Liste auch . Das wählen wir aus.
Nun ziehen wir mit der Maus eine senkrechte Linie in die letzte Spalte der Tabelle (klicken, halten und ziehen). Es erscheint eine gestrichelte Linie, die anzeigt, wo die vorhandenen Zellen „gespalten“ werden. Wenn wir am Ende loslassen, haben wir die vorhandene breite Spalte in zwei schmalere „zerteilt“.
Die erste Spalte unserer Tabelle ist noch zu breit, denn sie soll später nur Zahlen für die Stunden 1-10 enthalten. Die Breite einer Spalte kann man ganz leicht ändern, indem man die Maus über die Spaltenbegrenzung bewegt. Der Cursor wird hier zu einem Doppelpfeil, der nach links und rechts zeigt. Nun klickt man und zieht mit gedrückter Maustaste die Spalte in eine passende Breite. (Man kann eine Spalte allerdings nicht schmaler machen als das breiteste Wort darin).
Nun ist die Spalte „Montag“ sehr breit, die künftige Spalte „Freitag“ sehr schmal. Außerdem haben beide eine andere Breite als „Dienstag“, „Mittwoch“ und „Donnerstag“.
Um die fünf Spalten für die Wochentage gleich breit zu machen, markieren wir sie und wählen in der Tabellen-Symbolleiste .
In der Breite sieht unsere Tabelle schon aus wie ein Stundenplan. Es fehlen allerdings noch einige Zeilen.
Die einfachste Methode, neue Zeilen ans Ende einer Tabelle anzufügen ist die Tab-Taste →| : wenn der Cursor in der letzten Zelle einer Tabelle steht, erzeugt man mit der Tab-Taste eine neue Zeile. Darüber hinaus kann den Cursor mit der Tab-Taste von Zelle zu Zelle bewegen.
In der Symbolleiste gibt es eine Schaltfläche, mit der man ebenfalls Zeilen und Spalten einfügen kann.
Zwischenergebnis
Damit haben wir nun alle Funktionen beisammen, die man in der täglichen Arbeit mit Tabellen braucht und der Stundenplan ist schon funktionsfähig.
Vieles lässt sich noch erweitern und verfeinern, z.B. die Ausrichtung von Text innerhalb einer Zelle oder die Festlegung von Rahmenlinien (bisher haben wir die vorhandenen ja nur ausgeblendet).
Der zweite Teil dieser Anleitung wird sich daher diesen fortgeschrittenen Funktionen widmen.