Tabellen in Word (2)
Der erste Teil dieser Anleitung beschreibt die grundlegenden Funktionen von Tabellen in Word. Im zweiten Teil werden wir nun einige fortgeschrittene Funktionen erarbeiten und das begonnene Beispiel des Stundenplans fertig stellen.
- Zellen verbinden
- Textrichtung ändern
- Abstände und Ausrichtung in Tabellen
- Hintergrundfarbe und Rahmen
Zellen verbinden
Zunächst machen wir die Mittagspause deutlicher erkennbar. Sie soll als eine einzige freie Zeile zwischen dem Vormittag und dem Nachmittag stehen. Dazu markieren wir alle Zellen der entsprechenden Zeile und wählen in der Symbolleiste die Funktion .
Damit haben wir nun alle Zellen zu einer einzigen verbunden. Wir können das Wort „Mittagspause“ eintragen und mit der -Funktion das Wort in der Mitte der Zelle anordnen.
Als nächstes sollen der Vormittag und der Nachmittag noch eine eigene Beschriftung erhalten, um sie ebenfalls als Blöcke besser gegeneinander abzugrenzen. Dazu brauchen wir vor den Zahlen in der ersten Spalte noch jeweils eine weitere Spalte — aber nur dort, wo die Zahlen „1-6“ und „7-10“ stehen.
Die einfachste Möglichkeit, das zu erreichen ist wiederum mit . Wir schalten die Funktion ein und ziehen eine neue Spalte ein — zunächst hinter den Zahlen „1-6“.
Nun markieren wir die Zahlen „1-6“. Anschließend klicken wir den markierten Bereich in der Zelle mit der Zahl „1“ an und ziehen ihn mit gedrückter Maustaste in die neue zweite Spalte.
Das Gleiche machen wir mit den Zahlen „7-10“.
Nun ist die erste Spalte leer. Wir verbinden die Zellen, so dass wir in den Zeilen „1-6“ und „7-10“ jeweils eine einzelne Zelle haben. In diese schreiben wir „Vormittag“ und „Nachmittag“.
Textrichtung ändern
Die Beschriftung soll die Zeilen möglichst „überspannen“, daher ist die normale Schreibrichtung von links nach rechts nicht besonders geeignet. Wir benutzen die Funktion , um den Text zu drehen.
Beim ersten Klick wird der Text um 90°, beim zweiten Klick um weitere 180° nach rechts gedreht. Nun läuft die Schrift von unten nach oben. Mit der normalen Funktion können wir sie in der Zelle mittig ausrichten. Die Schaltfläche hat sich der Textrichtung entsprechend geändert.
Bevor wir weiter machen, passen wir die Schriftgröße und die Absatzformatierung etwas an. Wir markieren die ganze Tabelle und verkleinern die Schrift auf 10 pt.
Abstände und Ausrichtung in Tabellen
Anschließend fügen wir vor und nach jedem Absatz ein wenig Weißraum ein, so dass die Schrift nicht zu dicht an die Ränder der Zellen stößt: , dann einstellen.
Nun sieht der Stundenplan schon recht übersichtlich und klar gegliedert aus:
Die Beschriftung der Wochentage sollte noch zentriert werden. In Tabellen gibt es eine erweiterte Möglichkeit der Ausrichtung: zusätzlich zur normalen Textausrichtung (linksbündig, zentriert, rechtsbündig) kann man auch die Textposition in senkrechter Richtung (oben, Mitte, unten) auswählen. Wir zentrieren die Beschriftung der Wochentage in beide Richtungen mittig.
Allerdings kann es sein, dass die Wörter in senkrechter Richtung nun doch nicht mittig angeordnet sind. In vielen Fällen wird das Wort nach unten einen größeren Abstand haben als nach oben.
Woran liegt das? — Word zentriert in der Tabellenzelle den kompletten Absatz. In unserem Beispiel besteht er nur aus einer einzigen Zeile mit einem einzigen Wort. Zum Absatz gehört nicht nur der Text selbst, sondern auch der Zeilenabstand plus Abstände, die wir mit der Funktion eingestellt haben. Hier haben wir oben und unten jeweils 3 pt eingestellt, so dass die Zeile eigentlich in der Mitte sein müsste. Der Zeilenabstand ist im Beispiel aber auf 1,5 Zeilen eingestellt, das heißt, nach jeder Zeile wird eine halbe Zeile Weißraum eingefügt. Dadurch erhalten wir mehr Weißraum unter der Zeile als darüber und die Ausrichtung erscheint nicht mittig.
Wenn man also Text in Tabellen mittig ausrichten möchte, muss der Zeilenabstand einfach sein. Außerdem muss oberhalb und unterhalb des Absatzes jeweils der gleiche Abstand eingestellt werden.
Hintergrundfarbe und Rahmen
Nun ist unser Stundenplan schon fast fertig. Um die Beschriftungszeilen besser vom Rest zu trennen, können wir ihnen noch einen dunkleren Hintergrund geben.
Und schließlich fehlen noch die Rahmenlinien. Wir erinnern uns, dass wir Linien möchten, die nicht zu stark „ins Auge springen“, damit sie nicht vom Text ablenken. Eine gute Wahl sind dünne gepunktete Rahmen, weil sie auf dem Papier eher grau wirken und trotzdem auf allen Druckern und auch beim Kopieren gut wieder gegeben werden.
Wir wählen also den entsprechenden Rahmen aus.
Nun markieren wir die ganze Tabelle und weisen allen Zellen auf allen Seiten diesen Rahmen zu.
In der Seitenansicht können wir nun die fertige Tabelle anschauen und prüfen, ob alles klar und übersichtlich formatiert ist.
Fazit
Wenn alles geklappt hat, sollte das Ergebnis etwa so aussehen.
Tabellen sind ein vielseitiges Werkzeug in Word. Man kann sie nicht nur für „echte“ Tabellen verwenden, sondern auch als Hilfsmittel bei der Anordnung von Text. Dann schaltet man einfach die Rahmenlinien aus und benutzt die nun unsichtbare Tabelle als Raster, mit dem man Text an praktisch jeder Stelle auf dem Papier platzieren kann.